Google Sheets क्या है? गूगल शीट का इस्तेमाल कैसे कर सकते है फायदे

वर्तमान समय में आज लगभग सभी कंप्यूटर और लैपटॉप का इस्तेमाल करते है, और माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस के बारे में भी सभी ज़रूर जानते होंगे, MS Excel माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस का एक Product है, जिसका इस्तेमाल Official कार्य को पूरा करने के लिए किया जाता है। परन्तु, आज के इस गतिशील युग में एक्सेल का कार्य क्षमता उतना तेज़ नहीं है।

इसीलिए, यूजर्स को तेज़ कार्य क्षमता संपन्न बैकल्पिक प्रोग्राम का इंतज़ार था। और, वह वैकल्पिक प्रोग्राम है Google Sheet, तो क्या आप Google Sheets क्या है? गूगल शीट का इस्तेमाल कैसे करें? और फायदे के बारे में जानते है, यदि नहीं तब यह पोस्ट आप सभी के लिए बहुत उपयोगी होने वाला है।

Google Sheet क्या है?

Google sheets एक web आधारित application है, और यह sheets यूजर्स को spreadsheets तैयार update और modify करने में सहायता करता है, सिर्फ यही नहीं गूगल शीट सभी sheets को real time पर शेयर करने में भी सहायता करता है। Google Sheets के जरिए MS Excel की तरह Sheets तैयार किया जा सकता है, और उसी के साथ हम Google sheets के माध्यम से Table, Pivot Table, Sales & Business Reporting, Google forms, Data Sorting और Filtering आदि भी तैयार कर सकते है। 

Google sheets पर हमे Google docs और google slides का कुछ फीचर्स भी देखने को मिल जाता है। गूगल शीट ऐप के साथ वेब ऐप के रूप में भी उपलब्ध है। Google sheet program को सिंगल यूजर के अलावा मल्टी यूजर भी साथ में इस्तेमाल कर सकते है। इस शीट के माध्यम से collaborate function तैयार होता है, जो गूगल शीट को किसी अन्य एप्लीकेशन प्रोग्राम से अलग बनाता है। और, इस शीट का सारा कार्य cloud में सेव होता है।

Google शीट इस्तेमाल करने के फायदे

Google sheet एक spreadsheet program है। Sales और business, official आदि क्षेत्र में इस प्रोग्राम का इस्तेमाल होता है। गूगल शीट के माध्यम से table, report आदि तैयार किय जाता है। इस पोस्ट के जरिए ये सब तो आप इससे पहले ही जान गए है। किसी अन्य spreadsheet program को इस्तेमाल करने की तुलना में यूजर्स Google शीट का इस्तेमाल ज़्यादा करते है।

क्यों की गूगल शीट का कार्यक्षमता बोहोत ज़्यादा है। तब तो इससे यही पता चलता है कि गूगल शीट का इस्तेमाल करके यूजर्स को कोई नुक़सान नहीं बल्कि बहुत फायदा हुआ है। Google शीट इस्तेमाल करने के कुछ महत्वपूर्ण फायदे के बारे में हमने नीचे बताया है।

1. मुफ्त उपलब्धि

Google sheet मुफ्त में उपलब्ध एक एप्लिकेशन है। यह इस spreadsheet प्रोग्राम का सबसे महत्वपूर्ण सुविधा है। गूगल शीट का उपयोग करने के लिए कोई भी शुल्क प्रदान नहीं करना पड़ता है। प्रत्येक डिवाइस में गूगल शीट का ऐसे मुफ्त में उपलब्धि का सुबिधा इस एप्लिकेशन को किसी अन्य एप्लिकेशन से अलग बनाता है। 

2. क्लाउड आधारित एप्लिकेशन

गूगल शीट के द्वारा क्रिएट किया गया सभी फाइल क्लाउड में ऑटोमैटिकली सेव होता है। यहां डाटा बहुत सुरक्षित रहेता है। इसे किसी भी वक़्त गूगल ड्राइव से एक्सेस किया जा सकता है। और, इस एप्लिकेशन में क्लाउड स्टोरेज सेवा द्वारा डाटा का बैकअप लिया जाता है। इसीलिए गूगल शीट के द्वारा क्रिएट किया गया फाइल का बैकअप किसी लोकल मशीन से लेने की ज़रूरत नहीं होती है।    

3. Multi Device Support

इंटरनेट परिसेवा युक्त किसी भी डिवाइस से गूगल शीट को एक्सेस किया जा सकता है। अर्थात, यदि कोई यूजर चाहे तो कंप्यूटर से क्रोम ब्राउज़र या फिर, लैपटॉप से इंटरनेट ब्राउज़र के जरिए गूगल शीट को एक्सेस कर सकते है। 

सिर्फ यही नहीं स्मार्टफोन के जरिए भी इस ऐप का इस्तेमाल किया जा सकता है। इसमें मान लीजिए एक यूजर यानिकि आपने कंप्यूटर में गूगल शीट का एक कार्य को जितना तक संपन्न किया है उसके बाद से लेकर बाकी सारा कार्य आप स्मार्टफोन के जरिए संपन्न कर सकते है।  

4. Multi User Support

Google ने सन 2010 में multi user को सपोर्ट करने वाला कंपनी DocVerse का अधिग्रहण करके प्रत्येक यूजर को document सहयोग का सूबिधा प्रदान किया था। तब से ही गूगल शीट multi user को सपोर्ट करता है। और, यहां एक यूजर किसी अन्य यूजर के साथ डॉक्यूमेंट शेयर ना करते हुए भी एक शीट में ज़्यादातर यूजर साथ मे काम कर सकते है।  

5. MS Excel के अनुकूल

गूगल शीट एकदम MS Excel की तरह एक एप्लिकेशन है। गूगल शीट के जरिए तैयार किया गया शीट को निर्धारित ऐप में ही एक्सेस किया जा सकता है। Excel में तैयार किया गया शीट पर फॉर्मेटिंग नहीं किया जा सकता है। इसीलिए उस शीट को इंपोर्ट करके गूगल शीट के सहायता से फॉर्मेटिंग किया जाता है।

6. टेम्पलेट संग्रह

गूगल शीट के माध्यम से तैयार किया गया शीट में फॉर्मेटिंग करने के लिए तरह तरह की टेम्पलेट की ज़रूरत होती है। यूजर क्रोम स्टोर में जा के वहां से अलग अलग टेम्पलेट चून कर उसे फॉर्मेटिंग के काम पर इस्तेमाल कर सकते है। या फिर ऑनलाइन में उपलब्ध परिसेवाओं के जरिए भी आप टेम्पलेट को फ्री डाउनलोड कर सकते है।

और, यूजर को यहां सभी टेम्पलेट बना बनाया ही मिलता है इसीलिए, customization में यूजर को वक़्त खर्च नहीं करना पड़ता है। और, शीट तैयार करने का तेज़ गति भी बरक़रार रहेता है। इसी कारण टेम्पलेट संग्रह गूगल शीट का एक मूल्यवान फायदा है।

7. उपयोग में आसानी

Google sheet का उपयोग दूसरा spreadsheet program यानिकि MS Excel से बहुत आसान है। एक निर्धारित ट्रेनिंग के माध्यम से गूगल शीट के बारे में सम्पूर्ण ज्ञान प्राप्त करने के बाद आप आसानी से ही यहां professionally काम कर सकते है। 

8. Add-ons का सूवीधा

Add-ons एक फाइल है जिसे शीट फॉर्मेटिंग, एडिटिंग करने के लिए इस्तेमाल किया जाता है। Google chrome में ऐसे बहुत सारे एड ऑन मौजूद है। और, उन सारे एड ऑन में से कुछ लोकप्रिय एड ऑन है Adstage, Doctopus, Hunter, Google App script, Clearbit sheets आदि।

9. विभिन्न तरह के फाइल सपोर्ट

Google sheet विभिन्न तरह का फाइल को सपोर्ट करता है। अर्थात, इस एप्लिकेशन के जरिए विभिन्न तरह के फाइल का काम किया जा सकता है। और ऐसे ही कुछ फाइल है- .xls, .xlsx, .xlt, .ods, .tsv, .csv आदि।

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Google Sheet को कैसे एक्सेस करें

आमतौर पर, इंटरनेट कनेक्शन युक्त किसी भी डिवाइस के जरिए ही गूगल शीट प्रोग्राम को एक्सेस किया जा सकता है। गूगल शीट के माध्यम से कार्य संपन्न करने के लिए पहले उस प्रोग्राम को एक्सेस करना पड़ता है।

अब सवाल आता है कि Google Sheet को एक्सेस कैसे करें तो इसके उत्तर में यहां नीचे हमने गूगल शीट एक्सेस करने की तीनों प्रक्रिया के बारे में बर्णन किया है। जैसे-

1. Google Sheets Website

Google sheet को एक्सेस करने के लिए सबसे महत्वपूर्ण और भरोसेमंद प्रक्रिया है google sheet website। और, website के जरिए google sheet access करने के लिए नीचे बताए गए प्रक्रिया का अनुसरण करें।

• पहले google sheet website का वेब एड्रेस https://sheets.google.com पर क्लिक करके उसे कॉपी करे। फिर किसी ब्राउज़र में जा के कॉपी किया हुआ वेब एड्रेस को सर्च बार में पेस्ट करने से आपके सामने गूगल शीट्स का होम स्क्रीन ओपन होगा।

• होम स्क्रीन ओपन होने के बाद, वहां आप गूगल अकाउंट से लोग इन करें और, इसके बाद आप new पर क्लिक करके नया google sheet तैयार कर सकते है। 

2. Google Drive

Google Drive के माध्यम से गूगल शीट को एक्सेस किया जा सकता है। यह तरीका गूगल ड्राइव के web version में भी काम करता है। गूगल ड्राइव के माध्यम से गूगल शीट प्रोग्राम को एक्सेस करने के लिए कुछ प्रक्रिया का पालन करना पड़ता है। जैसे कि हमने नीचे बताया है।

• सबसे पहले google drive को ओपन करें।

• Google drive को ओपन करने के बाद, new पर क्लिक करें।

• फिर, google sheet को सेलेक्ट करे।

• गूगल शीट को सेलेक्ट करने के बाद शीट ओपन हो जाएगा।

ध्यान दें

“Google sheet को एक्सेस करने के लिए गूगल में अकाउंट होना अनिवार्य है।”

“यदि आप क्रोम ब्राउज़र इस्तेमाल करके गूगल शीट का एक्सेस कर रहे है तब आपका गूगल में अकाउंट होना अनिवार्य नहीं है।“

3. Google Sheet Mobile Application

यदि आप कंप्यूटर के अलावा एंड्रॉयड डिवाइस में google sheet का उपयोग करना चाह रहे है। तब आपके लिए उपलब्ध है गूगल शीट मोबाइल एप्लिकेशन। और इसके जरिए शीट को एक्सेस करने के लिए कुछ नियमों का पालन करना होगा। जैसे

• सबसे पहले आपको गूगल प्ले स्टोर में जाना होगा।

• फिर, google sheet लिख के सर्च करना होगा। इससे आपके सामने बहुत सारे परिणाम आयेंगे जिन में से आपको google sheet को सेलेक्ट करना है।

• Google sheet को सेलेक्ट करने के बाद, install पर क्लिक करके उसे इंस्टॉल कर लेना होगा।

• एप्लिकेशन को इंस्टॉल करने के बाद, वहां गूगल अकाउंट से लॉग इन करके आप उसे आसानी से इस्तेमाल कर सकते है।

उपर में बताए गए तीनों प्रक्रियाओं में से किसी भी प्रक्रिया का अनुसरण करके आप आसानी से गूगल शीट को एक्सेस कर सकते है।

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Google Sheet और MS Excel मे क्या अंतर है 

Spreadsheet के दुनिया में दो मुख्य दाबिदार है Google Sheet और MS Excel। Google sheets और Microsoft Office Excel दोनों ही लोकप्रिय spreadsheet program है। अब तक इस पोस्ट के माध्यम से आपने जाना कि यह दोनों एप्लीकेशन का features एकदम एक जैसा ही है। इसी कारण गूगल शीट और एक्सेल दोनों एप्लीकेशन ही एक जैसा काम करता है अर्थात, दोनों का कार्यक्षमता भी लगभग समान है। 

मगर, गूगल शीट और एक्सेल यह दोनों spreadsheet प्रोग्राम में कुछ ऐसा फीचर्स भी उपलब्ध है जो इन दोनों प्रोग्राम को अलग बनाता है। और, वर्तमान में Excel का सबसे बड़ा और एकमात्र competitive है Google sheet। तो चलिए Google Sheet और MS Excel में अंतर के बारे में जान लेते है।

विषय	Google Sheet	MS Excel
मूल्य	Google Sheet को फ्री में इस्तेमाल किया जा सकता है। यदि एक यूजर business के कार्य के लिए sheet को इस्तेमाल करते है, तब उस यूजर को ₹5 per month पे करना पड़ता है। और, यदि कोई यूजर पूरा साल के लिए गूगल शीट का इस्तेमाल करते है, तब उनको डिस्काउंट मिलता है।	Microsoft office का एकदम new online वर्जन है office 365, इसे इस्तेमाल करने के लिए यूजर को ₹8.25 per month पे करना पड़ता है।
एक्सेस	Google sheet एक cloud आधारित web application है। यह सभी device में एक ही तरीके से एक्सेस होता है।	MS Excel सभी device में अलग अलग तरह से एक्सेस होता है। अर्थात, वेब ब्राउज़र का उपयोग करके internet परिसेवा के माध्यम से इसे एक्सेस किया जाता है।
डाटा स्टोरेज	Google sheet का डाटा स्टोरेज क्षमता excel के तुलना में कम है। यह शीट 5 मिलियन cell को स्टोर करके रख सकता है। और, इस प्रोग्राम का गति internet connection के द्वारा निर्धारित होता है।	MS Excel का डाटा स्टोरेज क्षमता गूगल शीट के तुलना में अधिक है। यह 17 मिलियन cell को स्टोर करके रख सकता है।
स्क्रिप्ट	गूगल शीट में Apps script का इस्तेमाल किया जाता है।	MS Excel में VBA script का इस्तेमाल किया जाता है।
प्रयोग करने में आसानी	गूगल शीट का प्रयोग आसान है। यहां पर create किया गया सभी file गूगल ड्राइव में automatically सेव हो जाता है।	MS Excel के द्वारा create किया गया file यहां manually सेव होता है।
सांख्यिकीय विश्लेषण और Visualization का उपकरण	गूगल शीट में यूजर को manually chart तैयार करना पड़ता है। यहां सांख्यिकीय उपकरण मौजूद नहीं रहेता है।	Excel एक superior spreadsheet है। यहां यूजर chart, table create करने का उपकरण अर्थात, formula, function आदि के माध्यम से चार्ट तैयार कर सकते है।
सहयोग	Google sheet एक web based application है। इसी कारण यह सहयोग के लिए एक पसंदीदा एप्लीकेशन है।	गूगल शीट के तुलना में excel का कार्यक्षमता कम है। इसीलिए यह सहयोग के अनुकूल एप्लिकेशन नहीं है।

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Google Sheet से संबंधित अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न उत्तर

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सारांश

आज के इस पोस्ट पर हमने Google Sheets क्या है, गूगल शीट का इस्तेमाल कैसे कर सकते है, फायदे के बारे में पूरे विस्तार में बताया है। हमें उम्मीद है आज के इस ब्लॉग पोस्ट को पढ़कर आप जरूर Google Sheets के इस्तेमाल के बारे में जान गए होंगे। 

यदि इस पोस्ट को पढ़कर आपके मन में Google Sheets से संबंधित कोई सवाल है, तो आप बेझिजक नीचे कमेंट बॉक्स पर कमेंट करके हमें पूछ सकते हैं। 

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