🧑‍💻MS Excel क्या है; इसकी विशेषताएं एवं उपयोगिता बताये

इस आर्टिकल मे आप MS Excel के बारे मे जानेंगे। यदि आप एक Commerce का स्टूडेंट है या फिर आप एक कंप्युटर यूजर है और अपने दैनिक जीवन मे व्यवसाय से संबंधित हिसाब किताब करते है तो फिर आपको MS Excel के बारे मे जरूर पढ़ा होगा। MS Excel का पूरा नाम Microsoft Excel है इसका यह नाम इसको बनाने वाली कंपनी Microsoft के नाम पर पड़ा है।

Microsoft कंपनी ने Excel का प्रथम वर्ज़न September 30, 1985 मे रिलीज किया था। जोकि उस समय Macintosh ऑपरेटिंग सिस्टम आधारित कंप्युटर पर रन होता था।

हालंकी उस समय जब माइक्रोसॉफ्ट के पास अधिक Software नहीं थे तब तो यह अकेला ही Excel के नाम से आता था पर अभी के समय मे कार्यालयों के सभी कार्य को पूरा करने के लिए माइक्रोसॉफ्ट के पास एक से अधिक Software उपलब्ध है तो इसलिए यह एक पैकेज मे आता है जिसका नाम MS Office है। MS Office मे आपको MS Excel के साथ-साथ MS Word, MS Power Point, Outlook, Notebook इत्यादि भी मिलते है।

MS Excel क्या है

MS Excel एक प्रकार का Spread Sheet आधारित Software है जो आपको गणितीय गणना यानि व्यवसाय से संबंधित हिसाब किताब करने मे मदद करता है। यह किसी दिए गए डाटा के आधार पर आपको अलग-अलग प्रकार के ग्राफ भी बनाकर देता है उदाहरण के लिए- दंडालेख ग्राफ, पाइ चार्ट, लाइन ग्राफ, परेटो चार्ट, एरिया चार्ट इत्यादि। हम इनके बारे मे नीचे डीटेल मे जानेंगे।

MS Excel मे बड़े पैमाने पर दिए गए डाटा का Mathematical Operation जैसे- Addition, Subtraction, Multiplication, Division, Average, Reminder इत्यादि करने के लिए बहुत सारे Formulae और Functions दिए रहते है जिसके उपयोग से बड़ी से बड़ी गणनाओं को कुछ ही सेकंडस में हल किये जा सकते है। यह Logical Calculation करने का भी कार्य करता है।

MS Excel मे आप एक से अधिक Spread Sheet क्रीऐट कर सकते है। जहाँ सभी Spread Sheet मे किसी डाटा को Row और Column मे व्यवस्थित किया जाता है और सभी Row और Column का यूनीक नाम भी दिया गया रहता है। चूंकि पहले आबंटित डाटा को स्ट्रक्चर्ड रूप मे व्यस्थित करने के लिए Register का इस्तेमाल किया जाता था लेकिन अब यही कार्य अधिक कुशलता के साथ इलेक्ट्रॉनिक Spread Sheet मे किया जाता है।

Spread Sheet कंप्युटर का एक ऐसा फाइल होता है जिसे ओपन करने पर यह किसी टेबल की तरह दिखाई देता है जिसमे कुछ Rows और कुछ Column बने रहते है तथा उन्ही के मदद से कई सारे खंड भी बने रहते है। Excel मे होरीजन्टल लाइन को Row और वर्टिकल लाइन को Column कहते है और इसमे Google Sheet के मुकाबले अनगिनत Row और Column दिए रहते है।

MS Excel मे किसी एक खंड को सेल कहते है और इसमे दर्ज कीया गया डाटा किसी खास Position पर होता है। उदाहरण के लिए- यदि हम प्रथम सेल मे किसी डाटा को दर्ज करते है तो उसका Position A1 होता है जिसका मतलब यह है की दर्ज किया गया डाटा Column A और Row 1 मे शामिल है। अभीतक तक हमने Excel के बेसिक के बारे मे जाना चलिए अब हम Excel के विंडो यानि यूजर इंटरफेस के बारे मे जानते है।

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MS Excel विंडो के एलिमेंट (MS Excel Window Elements In Hindi)

नीचे आप स्क्रीन शॉट मे MS Excel विंडो के एलिमेंट्स को देख सकते है। जब आप प्रथम बार Excel को ओपन करते है तो आपके सामने इसी तरह का इंटरफेस आता है। डिफ़ॉल्ट रूप मे एक ही Sheet ओपन रहता है जिसका नाम Sheet 1 होता है। आप और भी Sheet को ऐड कर सकते है।

नीचे आपको MS Excel विंडो के एलिमेंट्स के नाम दिए गए है। इनके बारे मे थोड़ी सी जानकारी भी दी गई है।

1. Menu Bar/ Quick Access Toolbar:  इसका इस्तेमाल किसी पार्टीकुलर टूल को क्विकली ओपन करने के लिए किया जाता है। इसे Menu बार भी कहा जाता है इसमे File (फाइल से संबंधित टूल), Insert, Format, View इत्यादि मेनू दिए रहते है।

2. Title Bar: यह आपके Work Book का नाम दिखाता है इसे आप विंडो के सबसे ऊपर सेंटर मे देख सकते है। आप इस नाम को बदल भी सकते है डिफ़ॉल्ट रूप मे इसका नाम Book 1 होता है।

3. Row: होरीजन्टल लाइन से बने सेल को Row कहते है।

4. Column: वर्टिकल लाइन से बने सेल को Column कहते है।

5. Cell: यह किसी Spread Sheet का सबसे छोटा खंड होता है जोकि Row और Column से मिलकर बने होते है इसमे हम किसी भी प्रकार के डाटा को दर्ज कर सकते है।

6. Row Heading: सभी Row का अपना एक अलग नाम होता है जिसे Row Heading कहते है। उदाहरण के लिए 1, 2, 3, 4, 5 इत्यादि Rows Heading है।

7. Column Heading: Row के तरह ही सभी Columns  का अपना एक अलग नाम होता है जिसे Column Heading  कहते है। उदाहरण के लिए A, B, C, D, E इत्यादि Column Heading है।

8. Program Control Window: यह सभी विंडो मे कॉमन होता है इसका इस्तेमाल किसी विंडो को क्लोज़ करने मे, मिनमाइज़ करने मे और मैक्समाइज़ करने मे भी कीया जाता है।

9. Ribbon Tab: यह Formula Bar के ऊपर होता है इसमे आपको ऐक्टिव Menu Bar से संबंधित काम मे आने वाले टूल्स को ग्रुप वाइज़ दिये गये रहते है।

10. Formula Bar: यह Ribbon Bar के ठीक नीचे होता है इसमे आप किसी फार्मूला, टेक्स्ट और नंबर को लिखते है।

11. Active Cell Name Box: यह आपको विंडो के बाये तरफ ऊपर मे दिख जाता है इसका इस्तेमाल ऐक्टिव सेल यानि की जिस सेल को आपने सिलेक्ट किया है उसका नाम दिखाई जानने के लिए किया जाता है।

12. Scroll Bars: ये आपको राइट साइड मे दिये रहते है इसके इस्तेमाल से आप Spread Sheet को ऊपर और नीचे स्क्रॉल कर सकते है Spread Sheet को राइट और लेफ्ट स्क्रॉल करने के लिए भी विंडो के नीचे मे, दूसरा स्क्रॉल बार दिया रहता है।

13. Status Bar: यह आपके कार्य करने के स्टैटस को दिखाता है। जब आप किसी टूल को सिलेक्ट करते है तो यह उसका स्टैटस दिखाता है। यह आपको विंडो के लेफ्ट (बाएं) साइड मे सबसे नीचे दिया रहता है।

14. Zoom Slider: इसका इस्तेमाल Spread Sheet को बड़ा और छोटा करने के लिए किया जता है इसका लोकैशन विंडो के राइट साइड मे सबसे नीचे दिया रहता है।

अभी तक हमने MS Excel विंडो के एलिमेंट के बारे मे जाना चलिए अब हम Excel मे कितने के प्रकार के चार्ट होते है उनके नाम के बारे मे जानते है।

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Excel में चार्ट के प्रकार (Types of Chart in Excel)

MS Excel मे अनेकों प्रकार के चार्ट दिए गए है उदाहरण के लिए- Stock Chart, Column Chart या बार चार्ट (Bar Chart), पाई चार्ट (Pie Chart), Scatter या Bubble Chart इत्यादि। सभी के अपने खास उपयोग है।

एक ही प्रकार के डाटा सेट को अच्छे से समझने के लिए अलग-अलग प्रकार के चार्ट का इस्तेमाल किया जा सकता है या फिर किसी खास प्रकार के डाटा को पिक्चर के फॉर्म देखने के लिए किसी खास प्रकार का चार्ट का इस्तेमाल भी किया जा सकता है।

नीचे आपको MS Excel मे अधिकतर काम मे आने वाले चार्ट के नाम दिए गए है। इनका इस्तेमाल किस प्रकार के डाटा के लिए? और किन परिस्थितयो मे? कीये जाते है उसके बारे मे भी बताया गया है।

1. Column Chart(कॉलम चार्ट) या बार चार्ट (Bar Chart)

Column चार्ट और बार चार्ट मे ज्यादा अंतर नहीं है सिर्फ इनमे अलाइन्मन्ट का अंतर है।

Column चार्ट मुख्य रूप से कटेगोरी प्रकार के डाटा को डिस्प्ले करता है यह किसी कटेगोरी को होरीजन्टल ऐक्सिस पर और उसके वैल्यू को Vertical ऐक्सिस पर डिस्प्ले करता है। उदाहरण के लिए किसी स्कूल मे स्टूडेंट्स और उनके Age के बीच का संबंध जिसे Column Chart मे इस प्रकार दिखाई देता है।

जबकि बार चार्ट मे Column चार्ट के मुकाबले प्रोसेस उल्टा होता है। यह ग्राफ को होरीजन्टल दिखाता है। एक उदाहरण नीचे दिया गया है।

2. Pie Chart (पाई चार्ट)

वैसे डाटा सेट जोकि एक ही सीरीज मे व्यस्थित की गई है, यह चार्ट सभी डाटा को साइज़ के अनुसार बताता है और यह किसी खास अधिकतम वैल्यू के प्रपोर्शनल यानि आनुपातिक होता है। उदाहरण के लिए किसी एक Row मे दिए गए सभी डाटा या किसी एक Column मे दिए गए सभी स्टूडेंट्स के मार्क्स को किसी स्टैन्डर्ड वैल्यू (100) के साथ तुलना कर बताता है। आप नीचे पाइ चार्ट मे देख सकते है इसका परिणाम percentage मे दिया रहता है।

3. Line Chart (लाइन चार्ट)

वैसे डाटा जोकि Row और Column के फॉर्म मे Arrange कीये रहते है उन्हे लाइन चार्ट के मदद से प्रदर्शित कर सकते है। लाइन चार्ट मे कटेगोरिकल डाटा को होरीजान्तली बराबर-बराबर भागों मे डिस्ट्रिब्यूट कीया  जाता है।

जब हमे किसी डाटा को समय के रीस्पेक्ट मे उसका ट्रेंड दिखाना होता है तब हम इस प्रकार का चार्ट का उपयोग करते है क्यूंकी यह डाटा को लगातार (Continuous) रूप मे दर्शाता है। इस चार्ट का सबसे बड़ा उदाहरण स्टॉक मार्केट मे दिख रहे स्टॉक्स के ग्राफ और किसी आर्टिकल या वीडियोज़ पर आने वाले Views इत्यादि है।

4. XY Scatter Chart (स्कैटर चार्ट)

यह भी एक प्रकार का चार्ट है। इसका इस्तेमाल आबंटित डाटा और बंटित डाटा दोनों को ग्राफ के फॉर्म मे दिखाने के लिए किया जाता है। इसमे कई सारे ऑप्शन दिए रहते है आप स्कैटर डाटा को बिन्दु के जगह पर बबल के रूप मे भी दिखा सकते है। इस चार्ट का सबसे बड़ा उदाहरण है-  दूरी और समय के बीच संबंध,  Sine ग्राफ, Cosine ग्राफ और वैसे Function जो अपना मान या Position समय के साथ बदलते रहते है इत्यादि।

Scatter Chart की मदद से ऊपर साइन ग्राफ को प्रदर्शित किया है।

5. Area Chart (एरिया चार्ट)

यह भी एक प्रकार का चार्ट है जिसका इस्तेमाल एरिया को देखने के लिए किया जाता है। यह किसी ट्रेंड पर कितना वैल्यू हो रहा है इसके बारे मे भी देखने के लिए इस्तेमाल किया जाता है है। एरिया चार्ट को किसी Spread Sheet मे उपस्थित Row और Column Wise Data के बीच प्लॉट किया जाता है।

उदाहरण के लिए एक कंपनी की X प्रोडक्ट, किसी खास Y एरिया मे कितनी सेल हुई है इसे ग्राफ के मदद से जानने के लिए एरिया चार्ट का इस्तेमाल कर सकते है।

6. Bubble Chart

यह स्कैटर चार्ट के समान है लेकिन इसमे सबसे बड़ा एक अंतर यह है की इसमे X, Y के अलावा एक तीसरा Z ऐक्सिस मे दिये गए वैल्यू को बबल के साइज़ के रूप मे प्रदर्शित करते है। आप नीचे बबल के आकार मे फर्क देख सकते है।

7. कॉम्बो चार्ट (Combo Chart)

जब डाटा बहूत अधिक प्रकार के होते है मतलब की जब किसी Spread Sheet मे अलग-अलग डाटा के समूह दिए गए रहते है तब उस स्थिती मे एक प्रकार के Chart से हमारे लिए डाटा ऐनलाइज़ करना कठिन होता है। तो इस शर्त मे एक से अधिक यानि दो, तीन या चार प्रकार के Chart का उपयोग करना पड़ता है जिसे Combo Chart कहते है।

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MS Excel का उपयोग

हमारे दैनिक जीवन से लेकर Business के कार्यों तक MS Excel बहूत ही उपयोगी है। MS Excel के उपयोग के बारे मे नीचे दिये गये है।

1. Data को Tabular Format में रखने के लिए इसका इस्तेमाल किया जाता है।
2. Conditional Formatting के लिए
3. Data Filtering करने के लिए इसमे Query का भी सपोर्ट दिया रहता है।
4. Data Sorting करने के लिए
5. दिए गए डाटा को चार्ट के मदद से पिक्चर के फॉर्म मे देखने के लिए
6. बजट तेयार करने के लिए
7. Mathematical और Logical कैलकुलेशन करने के लिए
8. Accounting के लिए
9. Checklist बनाने के लिए
10. Mailing List बनाने के लिए
11. People Management इसके अलावा
12. Stock Maintain करने के लिए भी MS Excel का इस्तेमाल किया जाता है।

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MS Excel की विशेषताएं: (Advantage Of MS Excel In Hindi)

वैसे तो MS Excel की कई विशेषताएं है। लेकिन उन्मे से जो कॉमन है उनके बारे मे नीचे विस्तार से दिए गए है-

1. Easy to Use:  इसका इस्तेमाल करना बहूत ही आसान है यह एक User Friendly Program है इसका इंटरफेस भी बहूत सुंदर और आसान है।

2. Instant Calculations: इसमे नॉर्मल Addition और Multiplication के अलावा कॉम्प्लेक्स Calculation बहूत जल्दी पूरा हो जाता है।

3. Graphical Display of data: इसमे डाटा को पिक्चर के फॉर्म मे डिस्प्ले करने के लिए कई प्रकार के चार्ट दिए गए है।

4. Multiple Spreadsheet in one file: एक फाइल मे एक से अधिक Spread Sheet का इस्तेमाल कर सकते है।

5. Built In Formulae: इसमे जोड़, घटाव, Average, Mean इत्यादि कार्यों के लिए पहले से बनाए हुए फॉर्मूले दिए गए है।

6. Third Party Support: इसमे थर्ड पार्टी Software का सपोर्ट भी दिया गया रहता है उदाहरण के लिए आप PDF Element और Grammarly को Plugin के रूप मे ऐड कर सकते है।

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MS Excel कैसे सीखें: (How To Learn MS Excel In Hindi)

MS Excel सीखना बेहद आसान है इसके लिए आपके पास दो ऑप्शन है 1. आप ऑफलाइन किसी संस्थान (इंस्टिट्यूट) मे जाकर MS Excel सिख सकते है। 2. आप घर बैठे अनलाइन फ्री या पैड प्लेटफॉर्म से भी सिख सकते है।

जैसा की आप जानते है की अनलाइन लर्निंग का सबसे बड़ा फ्री प्लेटफॉर्म यूट्यूब है। इसपर आपको हिन्दी भाषा मे अच्छे-अच्छे ट्यूटोरियल मिल जाते है।

नीचे आपको MS Excel के कुछ फ्री कोर्स के लिंक दिए गए है आप इन्हे भी देख सकते है। यदि आप MS Excel मे सर्टिफिकेट लेना चाहते है तो उसके लिए Udemy, Coursera, Internshala इत्यादि जैसे Paid प्लेटफॉर्म पर जाकर सर्टिफिकेट पा सकते है।

बीगीनर्स के लिए फ्री MS Excel कोर्स-

1. Youtube से MS Excel सीखे-

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2. Free MS Excel कोर्स Udemy

MS Excel से संबंधित आपके सवालों के जवाब

अंतिम शब्द

इस आर्टिकल मे आपने MS Excel के बारे मे जाना। MS Excel एक प्रकार का Spread Sheet आधारित Software है जो आपको गणितीय गणना यानि व्यवसाय से संबंधित हिसाब किताब करने मे मदद करता है।

MS Excel में कई प्रकार के चार्ट दिए रहते है जैसे- पाइ चार्ट, बार चार्ट, स्कैटर चार्ट इत्यादि। MS Excel का उपयोग Data को Tabular Format में रखने के लिए किया जाता है यह Accounting के लिए बहूत उपयोगी है। उम्मीद है की आपको यह आर्टिकल बेहद ही इन्फॉर्मटिव लगी होगी। किसी भी प्रकार के डाउट के लिए नीचे कमेन्ट करे।

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